Unser aller Leben wird jeden Tag weiter und weiter digitalisiert. Wir merken das unter anderem an der Pflege sozialer Kontakte, die zunehmend auf Plattformen wie Instagram, Facebook und Co. ausgelagert werden. Oder auch an unserem Einkaufsverhalten, das ohne Online Shopping fast schon nicht mehr auskommt. Zudem empfangen wir unsere Post digital, bezahlen unsere Stromrechnung im Netz und checken mit ein paar Klicks für einen anstehenden Flug ein. An unzähligen Stellen werden damit Abläufe vereinfacht und vor allen Dingen deutlich beschleunigt.
Dennoch zeigen sich viele Firmen weiterhin verhalten, was die Digitalisierung ihrer Struktur betrifft und scheuen sich vor der Umstellung. Dabei ist es ein Leichtes, sich beispielsweise über https://www.brunel.de/de-de/kundenbranchen/business-it Experten ins Haus zu holen, welche ihr Know-how für die gelingende Umsetzung einsetzen. Denn auf lange Sicht kann nur gewinnen, wer digital gut aufgestellt ist.
Wo zeigen sich die Vorzüge der Digitalisierung?
Je größer das Unternehmen, umso gewaltiger sind auch die Einsparungen an Zeit, Aufwand, Personal und Ressourcen, sobald die Digitalisierung einmal vollzogen wurde. Denn die Vorteile zeigen sich dann an zahlreichen Stellen: Daten können fortan nicht mehr verloren gehen, stattdessen aber problemlos von mehreren Personen gleichzeitig genutzt werden. Die Vervielfältigung von Informationen und Dokumenten wird zum Kinderspiel, der internationale Austausch findet über digitale Videotelefonie und intelligente Systeme statt, an denen alle Beteiligten gemeinsam arbeiten können.
Auf Störungen und Fehler kann viel schneller reagiert werden, da digitalisierte Systeme selbst Alarm schlagen. Außerdem ist es deutlich einfacher, Entscheidungsprozesse umfassend umzusetzen, da alle fortlaufend auf dem gleichen Wissensstand bleiben und viele Abläufe vereinheitlicht und automatisiert werden. Weder die Datenspeicherung noch der Betrieb von spezifischer Firmensoftware sind länger auf lokale Server angewiesen, die jederzeit ausfallen können, sondern basieren stattdessen auf zuverlässigen Online Speicher, auf die komplett ortsunabhängig zugegriffen werden kann.
Von der kompletten Administration über den umfassenden Kundenservice und die zugehörige Logistik bis hin zu Abrechnungs- und Zahlungssystemen kann so ziemlich alles von analog auf digital umgestellt werden. Ein ganz praktisches Beispiel hierfür ist die digitale Erfassung von Arbeitszeit und die damit verbundene Lohnbuchhaltung.
Was können Unternehmen konkret tun?
Oftmals fehlt es schlichtweg an der nötigen IT-Infrastruktur, die Schritt für Schritt aufgerüstet werden sollte, um den Anforderungen der kommenden Jahre und Jahrzehnte gewachsen zu sein. Dazu zählt selbstverständlich auch, mit digitalen Programmen und Apps für leichtere Kommunikation und Zusammenarbeit zu sorgen. Gelingt die Vernetzung auf digitale Weise erst einmal problemlos, wird das ganze Unternehmen an sich viel flexibler, unter anderem auch, was den Personaleinsatz betrifft. Bedacht werden sollte dabei ebenfalls, dass der Zukunftstrend eindeutig in Richtung hybrides Arbeiten geht. Das bedeutet, dass Mitarbeiter auch in Zukunft die Vorzüge eines Home-Office nutzen möchten, der soziale Austausch und die Annehmlichkeiten eines komplett eingerichteten Arbeitsplatzes vor Ort aber nicht komplett wegfallen sollen. Hierfür müssen die nötigen Strukturen geschaffen werden.
Das möglichst papierlose Büro ist zudem ein Ziel, das es definitiv anzustreben gilt, auch wenn der Wechsel erst einmal zusätzliche Arbeit bedeutet. Nur so sorgt man für allseits zugängliche Daten und kann die Prozesse innerhalb der Firma auch künftig leicht an Veränderungen anpassen.
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