Digitale Arbeitserfassung: Wie funktioniert sie?

Digitale Zeiterfassung

Wenn sie ihren Arbeitstag beginnen, melden sich die Mitarbeiter heute in vielen Firmen mit einem QR-Code, einer PIN oder einer Karte an einer Stempeluhr an, um der Personalabteilung und ihren Kollegen so mitzuteilen, dass sie nun ihre Arbeit aufnehmen. Für alle Beteiligten bietet dieses Vorgehen der digitalen Zeiterfassung zahlreiche Vorteile.

Wie die digitale Erfassung der Arbeitszeit funktioniert und welche Vorteile im Detail von ihr ausgehen, erklärt der folgende Beitrag.

So funktioniert die digitale Zeiterfassung

Unternehmen sind auf zeitgemäße Lösungen angewiesen, wenn es darum geht, den Aufwand und die Fehlerquote im Bereich der Arbeitszeiterfassung ihrer Mitarbeiter zu reduzieren.

Die digitale Zeiterfassung überzeugt dabei im Vergleich zu herkömmlichen Stech- und Stempeluhren durch den Vorteil, dass in der Regel keine hohen Investitionen in neue Hardware nötig sind. Umständliche Verkabelungen oder Einbauten sind ebenfalls nicht nötig und die Wartungen sowie die Installation können ohne IT-Fachpersonal vorgenommen werden.

Unternehmen, die in ihrem Geschäftsalltag auf eine digitale Zeiterfassung setzen möchten, haben dabei die Wahl zwischen verschiedenen Möglichkeiten. Diese bestehen etwa in einer Browseranwendung auf dem Desktop, der mobilen Zeiterfassung oder einem ortsgebundenen Kiosk-System.

Ortsgebundes Kiosk-System für die Zeiterfassung

Zeiterfassungssysteme, die ortsgebunden sind, werden in der Regel direkt am Mitarbeitereingang positioniert. Die Angestellten müssen dann lediglich eine Stempelkarte oder einen Chip vor ein Display halten, um sich anzumelden. Einige Systeme funktionieren auch über einen Fingerabdruck.

Allerdings geht von dieser Art der Zeiterfassung der Nachteil aus, dass die Chips und Stempelkarten häufig von den Mitarbeitern verloren werden. Dann ist die Ausstellung neuer Chips und Karten nötig, wodurch durchaus vermeidbare Kosten entstehen. Dieses Problem besteht bei der Anmeldung mit dem Fingerabdruck zwar nicht, allerdings gibt es viele Menschen, die hinsichtlich des Datenschutzes und der Sicherheit bei dieser Methode große Bedenken haben.

Wird bei den Kiosk-Systemen jedoch auf eine Anmeldung über eine PIN oder einen QR-Code gesetzt, treten diese Nachteile nicht in Erscheinung.

Die mobile Zeiterfassung

Heutzutage gibt es wohl kaum einen Menschen, der kein Smartphone sein Eigen nennt. Daher können die Geräte auch bestens im Rahmen der Arbeitszeiterfassung eingesetzt werden. Die Arbeitnehmer geben ihren Arbeitsbeginn und ihr Arbeitsende dann einfach und komfortabel in eine Zeiterfassungssoftware in Form einer App ein.

Einige Programme kommen dabei sogar vollkommen ohne den Download und die Installation einer App aus. Die jeweilige Anwendung kann in diesem Fall über den herkömmlichen Browser aufgerufen werden, wobei die Ansicht für Mobilgeräte optimiert ist.

Zeiterfassung durch Desktopanwendung

Ohne die Nutzung einer Stempelkarte besteht auch die Möglichkeit, die Arbeitszeit der Mitarbeiter über den PC zu erfassen. Sobald die Angestellten am Morgen ihre Arbeit im Büro aufnehmen, loggen sie sich an ihrem Computer ein.

Dies geschieht, indem die jeweilige Software beziehungsweise das Programm für die Zeiterfassung geöffnet und der Status auf „anwesend“ gestellt wird.

Die Vorteile der digitalen Arbeitszeiterfassung

Mit den Stempeluhren, die in der Vergangenheit für die Erfassung der Arbeitszeiten der Mitarbeiter genutzt wurden, gehen einige Nachteile einher.

So gestaltet sich der allgemeine Bürobedarf für diese recht hoch, schließlich müssen Stempelkarten eingesetzt, Farbbänder angeschafft und entsprechende Kartenhalter zur Verfügung gestellt werden. In der Regel haben die Mitarbeiter bei dieser Zeiterfassungsmethode ebenfalls keine Möglichkeit, ihre Arbeitszeit selbst einzusehen.

Dagegen überzeugen die Methoden der digitalen Zeiterfassung unter anderem dadurch, dass sich der Prozess vollkommen elektronisch gestaltet und so kein zusätzlicher Bürobedarf anfällt. Sowohl die Arbeits- als auch die Pausenzeiten lassen sich komfortabel erfassen – und das auch von mobilen Geräten.

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